অফিস বদলের পূর্বে প্রস্তুতি নেওয়ার চেকলিস্ট

অফিস বদল করার আগে সঠিক পরিকল্পনা এবং প্রস্তুতি নেওয়া অত্যন্ত জরুরি। এটি নিশ্চিত করে যে প্রতিটি জিনিস নিরাপদে এবং সঠিকভাবে স্থানান্তর করা হচ্ছে এবং কর্মীদের কাজে কোনো বিঘ্ন ঘটছে না। নিচে একটি গুরুত্বপূর্ণ চেকলিস্ট দেওয়া হলো, যা অফিস বদলের আগে আপনাকে সহজ এবং সুসংগঠিত রাখতে সাহায্য করবে। 

১. প্রাথমিক পরিকল্পনা

অফিস বদল বা অফিস পরির্বতন সার্ভিস নেওয়ার পূর্বে প্রথমেই একটি কার্যকর পরিকল্পনা করা উচিত। এই পরিকল্পনায় অন্তর্ভুক্ত থাকবে নতুন অফিসের স্থান নির্ধারণ, স্থানান্তরের তারিখ নির্ধারণ এবং বাজেট প্রস্তুতি। ঢাকায় সঠিক অফিস শিফটিং সার্ভিস বেছে নেওয়ার জন্য সময় নিয়ে কয়েকটি প্রতিষ্ঠান থেকে মূল্য যাচাই করা উচিত।

২. দায়িত্ব বিভাজন

অফিস মুর্ভাস-এর সময় দায়িত্বগুলো ভাগ করে দেওয়া একান্ত প্রয়োজন। প্রতিটি বিভাগের জন্য দায়িত্বশীল একজন করে ব্যক্তিকে মনোনীত করুন, যিনি তার বিভাগের প্রয়োজনীয় জিনিসগুলির প্যাকিং এবং স্থানান্তরের তদারকি করবেন। এতে স্থানান্তরের সময় মুভিং সার্ভিসের সাথে সমন্বয় করা সহজ হবে।

৩. জিনিসপত্রের তালিকা প্রস্তুত করা

অফিস বদল সার্ভিস বা ফার্নিচার শিফটিং সার্ভিস নেওয়ার পূর্বে অফিসের প্রতিটি আসবাবপত্র ও ইলেকট্রনিক ডিভাইসের একটি তালিকা তৈরি করুন। এতে করে নতুন অফিসে পৌঁছানোর পর সেগুলি সঠিকভাবে পুনরায় স্থাপন করা যাবে এবং কোনো গুরুত্বপূর্ণ জিনিস হারিয়ে যাওয়ার আশঙ্কা কমবে।

৪. প্যাকিং মেটেরিয়াল সংগ্রহ

অফিসের জিনিসপত্র নিরাপদে স্থানান্তরের জন্য মানসম্মত প্যাকিং মেটেরিয়াল সংগ্রহ করতে হবে। অফিস শিফটিং সার্ভিসের সাথে পরামর্শ করে এমন প্যাকিং মেটেরিয়াল নিন, যা আপনার আসবাব ও ইলেকট্রনিক্স সুরক্ষিত রাখবে। ঢাকায় বেশ কিছু পেশাদার মুভিং সার্ভিস রয়েছে, যারা নিজস্ব প্যাকিং মেটেরিয়াল সরবরাহ করে থাকে।

৫. প্রয়োজনীয় নথিপত্র এবং তথ্য সুরক্ষা

অফিস মুভিং-এর সময় গুরুত্বপূর্ণ নথিপত্রের নিরাপত্তা নিশ্চিত করা আবশ্যক। প্রতিটি নথিপত্র সঠিকভাবে গুছিয়ে রাখুন এবং ইলেকট্রনিক ডেটা ব্যাকআপের ব্যবস্থা করুন। এ ক্ষেত্রে অফিস পরির্বতন সার্ভিস দানকারীরা অনেকসময় বিশেষ কেস ব্যবহার করে ডকুমেন্টের সুরক্ষা দেয়।

৬. গুরুত্বপূর্ণ ইলেকট্রনিক ডিভাইস প্যাকিং

কম্পিউটার, প্রিন্টার, স্ক্যানার ইত্যাদি ইলেকট্রনিক ডিভাইস প্যাকিংয়ের সময় সতর্ক হতে হবে। ইলেকট্রনিক যন্ত্রপাতি স্থানান্তরের ক্ষেত্রে বিশেষ কেয়ার প্রয়োজন। অনেক মুভিং সার্ভিসের সাথে যোগাযোগ করলে তারা ইলেকট্রনিক ডিভাইসের জন্য বিশেষ প্যাকিং মেটেরিয়াল এবং প্যাকিং সহায়তা প্রদান করে।

৭. বাসা ও অফিস বদল সার্ভিস সংস্থার সাথে যোগাযোগ

বিশ্বস্ত বাসা বদল সার্ভিস বা অফিস বদল সার্ভিস নির্বাচন করার পর তাদের সাথে নির্ধারিত তারিখ এবং সময়ের বিষয়ে নিশ্চিত হন। নির্ধারিত দিন অফিস বদল করার পরিকল্পনা সম্পন্ন করুন এবং মুভিং সার্ভিসকে সকল নির্দেশনা দিয়ে রাখুন। ঢাকা শহরে কার্যকর অফিস পরির্বতন সার্ভিস পেতে অনেক সংস্থা আছে যারা এই ক্ষেত্রে পেশাদার সেবা প্রদান করে।

৮. নতুন অফিসের সজ্জা প্রস্তুতি

নতুন অফিসে স্থানান্তর করার পর প্রথম দিন থেকে কাজ শুরু করার জন্য সঠিকভাবে অফিস সজ্জিত করতে হবে। স্থানান্তরের দিনই প্রত্যেকটি জিনিস নির্ধারিত স্থানে স্থাপন করতে পরিকল্পনা করুন।

৯. স্থানান্তরের সময় নিরাপত্তার বিষয়টি নিশ্চিত করা

অফিস শিফটিং-এর সময় মুভিং সার্ভিস প্রতিষ্ঠান থেকে বীমা সুরক্ষার বিষয়টি নিশ্চিত করুন। অফিসের মূল্যবান জিনিসপত্রের জন্য বীমা থাকলে স্থানান্তরকালে ক্ষতির সম্ভাবনা কমবে এবং মনস্তাত্ত্বিক নিরাপত্তা থাকবে।

১০. কর্মীদের মানসিক প্রস্তুতি

অফিস বদল অনেক সময় কর্মীদের জন্য মানসিক চাপ হয়ে দাঁড়ায়। অফিস পরিবর্তন সার্ভিসের সঙ্গে প্রয়োজনীয় পরামর্শ গ্রহণ করে কর্মীদের মানসিক প্রস্তুতি নিশ্চিত করুন এবং নতুন অফিসে মানিয়ে নেওয়ার জন্য পরিবেশ তৈরি করুন।